Od 18 października 2026 r. kończy się papierowa era w medycynie pracy. Lekarze będą wystawiać orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych wyłącznie elektronicznie. Dokument trafi do systemu e-zdrowia i będzie dostępny dla pracownika na Internetowym Koncie Pacjenta. Pracodawca otrzyma natomiast tylko te informacje, które są mu potrzebne do dopuszczenia zatrudnionego do pracy. Bez wyników badań, diagnoz czy szczegółowych informacji o stanie zdrowia.
Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., które weszło w życie 17 kwietnia. Do 17 października trwał jeszcze okres przejściowy – lekarz mógł wystawić orzeczenie zarówno na papierze, jak i elektronicznie. Od następnego dnia forma elektroniczna stała się obowiązkowa.
Od 18 października orzeczenia lekarskie dotyczące badań pracowników będą musiały być wystawiane w postaci elektronicznej. Dokument zostanie zapisany jako elektroniczna dokumentacja medyczna w Systemie Informacji Medycznej.
Dla pracownika oznacza to przede wszystkim koniec obowiązku chodzenia z papierowym zaświadczeniem od lekarza medycyny pracy do działu kadr.
Co zobaczy pracodawca po badaniu medycyny pracy?
Pracodawca nie otrzymuje pełnej dokumentacji medycznej pracownika.
Interesuje go przede wszystkim wynik badania z punktu widzenia konkretnego stanowiska pracy – czyli informacja, czy pracownik:
- jest zdolny do wykonywania pracy,
- jest niezdolny do wykonywania pracy,
- utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy.
Nowy wzór orzeczenia zawiera również m.in. stanowisko pracy oraz termin następnego badania okresowego. W określonych przypadkach mogą znaleźć się w nim także zalecenia skierowane do pracodawcy, np. dotyczące zapewnienia okularów lub soczewek korygujących albo dostosowania stanowiska pracy.
Pracodawca nie dostaje natomiast wyników morfologii, informacji o rozpoznanych chorobach ani innych szczegółowych danych z badania.
Wyniki badań i zalecenia zdrowotne zostają po stronie pracownika
Większa cyfryzacja nie oznacza szerszego dostępu pracodawcy do danych zdrowotnych.
Jeżeli lekarz podczas badania profilaktycznego stwierdzi, że pracownikowi warto przekazać indywidualne zalecenia prozdrowotne, wydaje je właśnie osobie badanej.
Mogą one dotyczyć również zdrowia niezwiązanego bezpośrednio z wykonywaną pracą.
Takie zalecenia nie służą pracodawcy do podejmowania decyzji kadrowych. Są informacją dla samego pracownika. Rozporządzenie wyraźnie rozróżnia indywidualne zalecenia prozdrowotne dla osoby badanej od zaleceń, które ze względu na warunki pracy powinny znaleźć się w orzeczeniu przekazywanym pracodawcy.
Orzeczenie z medycyny pracy pojawi się na IKP
Elektroniczne orzeczenia są częścią elektronicznej dokumentacji medycznej.
Pracownik może znaleźć je na swoim Internetowym Koncie Pacjenta. Centrum e-Zdrowia wskazuje, że rozwiązanie ma uprościć obieg dokumentów i ograniczyć sytuacje, w których pracownik sam musi przenosić dokument pomiędzy placówką medyczną a zakładem pracy.
W praktyce ma to wyglądać znacznie prościej niż dziś: badanie, elektroniczne orzeczenie i przekazanie niezbędnej informacji pracodawcy bez noszenia papierowego dokumentu do działu kadr.
Jak pracodawca dostanie orzeczenie?
Orzeczenie nie musi być przekazywane przez samego pracownika.
Rozporządzenie przewiduje, że podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której przeprowadzono badanie, przekazuje orzeczenie pracodawcy.
Termin oraz sposób przekazania dokumentu określa umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy.
To ważna zmiana organizacyjna dla firm.
Przed 18 października warto więc sprawdzić, czy obowiązująca umowa z placówką medycyny pracy określa sposób elektronicznego przekazywania orzeczeń i czy dział kadr jest przygotowany na nowy obieg dokumentów.
Czy pracownik musi mieć Internetowe Konto Pacjenta?
Orzeczenie wystawione elektronicznie trafia do systemu e-zdrowia i może być dostępne dla pracownika przez IKP.
Nie oznacza to jednak, że brak aktywnego konta ma uniemożliwić pracownikowi uzyskanie orzeczenia czy wykonanie badań.
IKP staje się przede wszystkim wygodnym miejscem, w którym zatrudniony może mieć dostęp do swojej elektronicznej dokumentacji.