Wykorzystując w firmie samochód, który nie spełnia warunków do uznania go za pojazd ciężarowy na gruncie VAT, bez względu na to czy jest to auto w leasingu, w środkach trwałych bądź użytkowany na podstawie umowy użyczenia, odliczenie 100% VAT od wydatków związanych z takim pojazdem jest możliwe pod warunkiem złożenia VAT-26 ( nasze biuro przygotuje gotowy wniosek do US).
Jako pojazd samochodowy należy rozumieć pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Definicja ta zawarta jest w art. 2 pkt 34 ustawy o VAT (poprzez odesłanie do przepisów o ruchu drogowym, tj. art. 2 pkt 33 ustawy Prawo o ruchu drogowym).
W przypadku pojazdów ciężarowych w leasingu, środkach trwałych bądź użyczonych przysługuje 100% odliczenie VAT bez konieczności składania dodatkowych zgłoszeń w urzędzie w sytuacji gdy pojazd ciężarowy ma masę całkowitą powyżej 3,5 tony lub poniżej 3,5 tony, ale ma wbity w dowodzie VAT-1 lub VAT-2. Jeśli te warunki nie są spełnione to taki pojazd należy dla celów odliczenia VAT uznać za pojazd osobowy.
Zgłoszenie na druku VAT-26 nie jest konieczne w przypadku gdy w działalności używany jest pojazd, którego konstrukcja wyklucza użycie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne.
Należą do nich:
- pojazdy samochodowe posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony ścianą/trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków, klasyfikowane jako pojazd wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
- pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy wraz z jednym rzędem siedzeń, a nadwozie ze względu na konstrukcję stanowi oddzielny element pojazdu;
- pojazdy specjalne (jeżeli wynika to z przepisów o ruchu drogowym) dla określonych przeznaczeń:
- agregat elektryczny/spawalniczy;
- do prac wiertniczych;
- koparka, koparko-spycharka;
- ładowarka;
- podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych;
- żuraw samochodowy.
Odliczenie pełnego VAT od ceny pojazdów (rat leasingu, najmu) oraz od wydatków na ich eksploatację wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz udowodnienia, że sposób ich wykorzystywania, zwłaszcza w ustalonych zasadach użytkowania, wyklucza ich użytkowanie dla celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (prywatnie)!
Ewidencja prowadzona jest od dnia rozpoczęcia wykorzystywania samochodu w działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Ewidencja musi zawierać:
- numer rejestracyjny,
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Ewidencja powinna zawierać wpisy dotyczące każdej jazdy pojazdem. W przypadku gdy pojazdu używa prowadzący działalność lub pracownik, wpisu w ewidencji dokonują oni samodzielnie, wskazując:
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę przejechanych kilometrów,
- imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.
Na koniec okresu rozliczeniowego wpisy muszą zostać potwierdzone przez podatnika – przedsiębiorcę (osobę upoważnioną) w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej. Wydaje się wystarczający jeden zbiorczy podpis – poświadczenie dotyczące całego okresu rozliczeniowego.
Jeżeli podatnik sam wykorzystuje pojazd, poświadczenie autentyczności nie jest wymagane.
Kary za brak ewidencji i brak druku VAT-26
Za błędy w zgłoszeniach przewidziane są kary finansowe. Brak informacji o wykorzystywaniu pojazdów wyłącznie dla celów firmowych (i odliczanie pełnego VAT w przypadku pojazdów, które takiemu zgłoszeniu podlegają) albo złożenie jej po terminie lub podanie danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym i łącznie z tym dokonanie odliczenia podatku niezgodnie z przepisami ustawy o VAT skutkuje odpowiedzialnością karną o wartości nie niższej niż 933 zł (wartość uzależniona od kwoty minimalnego wynagrodzenia w 2021 r.). W przypadku mniejszej wagi – co uzależnione jest od oceny organu i sądu – kara nie może być mniejsza niż 280 zł (2021 r.). Uchylić można się od powyższej odpowiedzialności, gdy informacja zgłoszona zostanie po terminie, jeżeli złożenie tej informacji nastąpiło przed dniem:
- rozpoczęcia czynności sprawdzających w zakresie podatku od towarów i usług;
- doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej lub postępowania kontrolnego w ramach kontroli skarbowej w zakresie podatku od towarów i usług, a w przypadku gdy nie stosuje się zawiadomienia – przed dniem wszczęcia takiej kontroli lub postępowania;
- wszczęcia postępowania podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług.
Należy pamiętać, że opóźnienie skutkuje również brakiem prawa odliczenia VAT za okres przed złożeniem druku VAT-26. Podatnicy, którzy spóźnią się z drukiem, muszą zatem skorygować deklaracje VAT za okres, w którym korzystali z samochodu i odliczali 100% VAT bez złożonego druku VAT-26.
Dodatkowo, za brak ewidencji przebiegu podatnik ponosi taką odpowiedzialność, jak za nieprowadzenie ksiąg podatkowych.