Od 1.04.2026 KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców!
Od 1 stycznia 2022 roku KSeF jest dobrowolny dla przedsiębiorców. Jednak od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą VAT) w 2025 r. przekroczy 200 mln zł muszą wystawiać faktury ustrukuryzowane, a od 1 kwietnia 2026 roku fakturowanie w ramach KSeF będzie już obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych jak i zwolnionych niezależnie od wielkości przychodów jakie osiągają. Ostatnią grupą drobnych przedsiębiorców (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży – 10 tys. zł miesięcznie) obowiązek obejmie od 1 stycznia 2027 roku.
Uwaga na terminy – najczęstsza pułapka KSeF
Jeśli należysz do grupy, która powinna wystawiać faktury w KSeF od początku kwietnia, dokładnie zaplanuj wystawianie faktur za sprzedaż w marcu. Dotyczy to szczególnie usługodawców lub osób pracujących na kontraktach B2B, które rozliczają się „z dołu” po zakończonym miesiącu fakturą zbiorczą.
W KSeF liczy się data wystawienia faktury, a nie okres, za który została wystawiona. Oznacza to, że ostatnim dniem, w którym można wystawić fakturę poza KSeF, jest 31 marca. Od 1 kwietnia, nawet jeśli faktura będzie dotyczyła sprzedaży z 31 marca, dokument musi być wystawiony za pośrednictwem KSeF.
Aby zatem nie utrudniać sobie księgowości, warto wystawić wszystkie faktury za marzec najpóźniej w ostatnim dniu tego miesiąca.
Warto pamiętać, że obecny rok jest traktowany jeszcze jako okres przejściowy – chociaż oczywiście należy stosować się do wszystkich zaleceń i pamiętać o datach, ewentualne błędy będą łatwiejsze do wyjaśnienia ze skarbówką. To dobra informacja dla mniejszych firm i mikroprzedsiębiorców. Należy mieć jednak na uwadze, że wszelkie nieprawidłowości związane z fakturowaniem mogą znacznie opóźnić płatność ze strony klienta.
Dobrze jest zatem poświęcić kilka minut i zapoznać się z materiałami o KSeF – np. na stronie rządowej https://ksef.podatki.gov.pl lub w bankowości elektronicznej czy programie do fakturowania.
Dla osób korzystających z Aplikacja Podatnika dodatkowo informujemy, że od 1 kwietnia odnowiona aplikacja ma usprawnić wystawianie faktur w KSeF i uprościć obsługę systemu – m.in. dzięki czytelniejszym opisom pól. Mają one być bardziej czytelne i intuicyjne, sformułowane w języku przyjaznym dla przeciętnego użytkownika. Dotychczas używano tam często slangu informatycznego, który mógł być niezrozumiały i wprowadzać użytkownika w błąd. Odnowiona Aplikacja Podatnika ma umożliwić wystawianie faktur przez rolników ryczałtowych (tzw. faktury VAT RR). Ministerstwo Finansów pracuje też nad kolejnymi zmianami. Ma się pojawić możliwość uruchamiania zbiorczego identyfikatora w celu równoczesnej zapłaty za wiele faktur.
Co ważne dla użytkowników, trwają też analizy dotyczące uruchomienia powiadamiania podatnika o nowych fakturach. Ma być ono podobne jak w aplikacjach bankowych informujących użytkownika o nadejściu przelewu