Pamiętaj o KSeF przy fakturach wystawianych

Obowiązek KSeF dla większości firm wejdzie w życie za prawie miesiąc!!

Jak wdrożyć KSeF?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się jak dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur. Czy wdrożenie KSeF jest trudne? Nic bardziej mylnego!

Aby rozpocząć pracę z KSeF, wystarczy:
• Zalogować się do systemu – jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, wystarczy profil zaufany lub podpis kwalifikowany. W przypadku np. spółek konieczne jest wyznaczenie konkretnej osoby, która jako pierwsza otrzyma dostęp i złożenie w tym celu formularza ZAW-FA we właściwym urzędzie skarbowym.
• Wygenerować certyfikat KSeF – to Twój klucz dostępu do systemu. Certyfikat można utworzyć w Aplikacji Ministerstwa Finansów, na stronie https://mcu.mf.gov.pl/web
• Połączyć KSeF z oprogramowaniem do faktur – dzięki temu możesz pracować w swoim programie do fakturowania tak, jak dotychczas, a wystawiane przez Ciebie faktury będą trafiać do KSeF w sposób automatyczny.

Żeby uniknąć problemów wraz z początkiem kwietnia tego roku przypominamy o konieczności dostosowania programów, w których wystawiacie Państwo faktury sprzedażowe. Bez tego nie będzie możliwe właściwe wystawienie a tym samym wysłanie dokumentu do KSeF.

Kolejnym KONIECZNYM krokiem jest nadanie uprawnień do KSeF biuru rachunkowemu.

Dostępny w KSeF mechanizm zarządzania uprawnieniami stanowi fundament bezpiecznego i zgodnego z przepisami korzystania z systemu przez różne podmioty. Uprawnienia decydują o tym, kto może wykonywać określone operacje w KSeF – takie jak wystawianie faktur, przeglądanie dokumentów, nadawanie dalszych uprawnień czy zarządzanie jednostkami podrzędnymi.

Dzięki dostępowi do systemu biuro rachunkowe będzie w wstanie odbierać faktury wystawione dla przedsiębiorcy.

Jak w praktyce zacząć zarządzać uprawnieniami?

1. Uwierzytelnij się w KSeF– jako właściciel lub osoba umocowana.
   2. Wejdź do modułu uprawnień w panelu KSeF.
   3. Wskaż osoby/podmioty, którym chcesz nadać lub odebrać uprawnienia.
   4. Określ zakres uprawnień, które nadajesz (dostęp do faktur, wystawianie faktur, nadawanie uprawnień innym).
   5. Osoby, którym nadajesz uprawnienia, logują się i potwierdzają tożsamość. Dopiero po przejściu tego procesu zobaczą nadane im uprawnienia i będą mogły wykonywać powierzone im czynności.

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF: najważniejsze fakty

1. KSeF działa w oparciu o model uprawnień – każdy użytkownik musi mieć je nadane, aby móc korzystać z systemu.
2. Podstawowe uprawnienia to: zarządzanie uprawnieniami, dostęp do faktur i wystawianie faktur. Uprawnienia właścicielskie przysługują podatnikowi (przedsiębiorcy lub podmiotowi, identyfikującym się numerem NIP)
3. Delegowanie dalszych uprawnień odbywa się w KSeF – skorzystaj w tym celu z Aplikacji Podatnika lub bezpośrednio u dostawcy oprogramowania, z którego korzystasz do wystawiania faktur.
4. Samofakturowanie wymaga nadania odpowiednich uprawnień podmiotowi – nabywcy.
5. Uwierzytelnienie w systemie jest konieczne, aby móc działać w KSeF w ramach posiadanych uprawnień .
6. Nadanie uprawnień firmie (np. biuru rachunkowemu) nie uprawnia automatycznie wszystkich jego pracowników do działania w imieniu klienta.