Skarbówka nie zgadza się co do zasady na odliczenie wydatków na odzież, uzasadniając, że mają one charakter osobisty – każdy i tak je ponosi, niezależnie od prowadzonej działalności gospodarczej. Garnitury, sukienki, koszule, buty czy płaszcze nie spełniają warunku bezpośredniego związku z przychodem, bo każdy z nas i tak ubrać się musi niezależnie od prowadzenia działalności. Ale są wyjątki!
Obowiązujące zasady współżycia społecznego często wymagają od przedsiębiorców prezencji odpowiedniej do wykonywanej działalności. Czy zatem wydatki związane z dbałością o wygląd przedsiębiorcy stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej?
Jakie wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają zamkniętego wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów poza wymienionymi w tych ustawach wyjątkami.
W kontekście uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów wiele zależy zatem od specyfiki prowadzonej działalności. Oznacza to, że wydatki stanowiące bezsprzecznie koszty podatkowe w jednej działalności gospodarczej, w innej mogą zostać uznane za wydatki o charakterze osobistym. Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty spełniające łącznie następujące warunki:
- zostały poniesione przez podatnika;
- pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością;
- ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów;
- nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 ustawy o PIT / art. 16 ustawy o CIT;
- zostały właściwie udokumentowane.
Dotyczą one przede wszystkim odzieży roboczej i ochronnej, wymaganej przepisami BHP, a także ubrań o charakterze ściśle zawodowym, których nie da się wykorzystać prywatnie.
Ubranie z logo firmy – czy można odliczyć?
Od długiego czasu dobrym sposobem na to, by móc odliczyć wydatki na odzież, jest umieszczenie na niej firmowego logo. Potwierdza to np. interpretacja z 28 października 2024 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.493.2024.1.AG), dotycząca kancelarii prawnej, która zamierzała kupić dla pracowników garnitury po cenach nieodbiegających od przeciętnych cen eleganckiej odzieży. Następnie miały one zostać trwale oznaczone znakiem towarowym spółki poprzez wszycie w widocznym miejscu z przodu marynarki logo firmy. Zdaniem kancelarii stroje z logotypem zwiększą jej popularność.
Fiskus zgodził się, że umieszczenie trwałego, rzucającego się w oczy znaku powoduje utratę osobistego charakteru garniturów.
Kwestionowane są głównie takie wydatki, co do których urzędy wychodzą z założenia, że zostałyby poniesione także wtedy, kiedy przedsiębiorca nie prowadziłby działalności.
Są to między innymi:
- zakup okularów czy soczewek korekcyjnych,
- wydatki na edukację czy prawo jazdy (choć tu głównie kwestionowane są wydatki poniesione przed założeniem działalności w celu jej otwarcia),
- odzież (jeśli nie ma na stałe naniesionego logo firmy),
- pakiety medyczne,
- szczepionki,
- aparaty słuchowe,
- polisy ubezpieczeniowe przedsiębiorcy,
- zajęcia sportowe.