KSeF to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur w formie elektronicznej.
Od 1 lutego 2026 roku firmy będą miały obowiązek korzystania z KSeF,
Obowiązkowe wdrożenie KSeF
- Kiedy?
Od 1 lutego 2026 r. dla firm, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
- Dla kogo?
Obowiązek dotyczy wszystkich podatników, w tym także tych zwolnionych z VAT.
- Jak działa?
Przedsiębiorcy muszą integrować swoje programy sprzedażowe z KSeF, aby wysyłać i odbierać faktury zgodnie z jednolitym wzorem.
Projekt ustawy o KSeF 2.0. podpisany!
Ustawa została podpisana, co oznacza, że wdrożenie KSeF 2.0 staje się faktem. Warto więc już teraz przyjrzeć się temu, co dokładnie się zmienia i jak nowe przepisy mogą wpłynąć na codzienne funkcjonowanie firm oraz biur rachunkowych.
Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy, które Ministerstwo Finansów uwzględniło w nowelizacji ustawy:
- wystawianie faktur na kasach rejestrujących – będzie możliwe wyłącznie do 31 lipca 2026 roku,
- numer KSeF przy realizacji płatności za fakturę – nie będzie obowiązkowe jego wskazywania wyłącznie do 31 lipca 2026 roku,
- tryb offline – podatnicy będą mieli możliwość stosowania dobrowolnie trybu offline do 31 grudnia 2026 roku (w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF), natomiast po tym terminie jego zastosowanie będzie możliwe tylko podczas awarii systemu lub trybu offline u podatnika,
- dobrowolne wystawianie faktur dla osób prywatnych – podatnicy będą mogli dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF dla osób prywatnych, przy czym wystawienie e-faktury zobowiązuje podatnika do zapewnienia dostępu nabywcy do tej faktury,
- załączniki do faktury – dostosowanie schemy e-faktury do możliwości dołączania załączników, opcja ta będzie dobrowolna i dostępna za zgodą US,
- instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF – jak wskazuje MF w uzasadnieniu do ustawy „(…) zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Narzędzie w postaci certyfikatu wystawcy jest niezbędne do wystawiania wyżej wskazanych faktur.(…)”
- obowiązek wskazywania na fakturze NIP jednostki podległej JST – dzięki temu jednostki te będą miały bezpośredni dostęp do e-faktur.
- nowe sposoby uwierzytelniania – wprowadzenie certyfikatu KSeF jako nowego środka autoryzacji dostępu do systemu, obok podpisu kwalifikowanego i profilu zaufanego.
- numer KSeF i kod QR – obowiązek umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF oraz kodu QR na jej wizualizacji (np. PDF lub wydruk).
- moment rozpoznania korekt – w nowym modelu KSeF korekta VAT zostanie rozpoznana w momencie przesłania faktury korygującej do systemu, co uprości rozliczenia i ograniczy konieczność oczekiwania na akceptację kontrahenta.
Ustawa wprowadza również tzw. samoidentyfikację nabywców. Oznacza to, że nabywca faktury ustrukturyzowanej będzie zobowiązany do podania:
- numeru VAT – jeśli jest zarejestrowany jako podatnik VAT,
- numeru NIP – jeśli nie jest zarejestrowany na potrzeby VAT (w tym korzysta ze zwolnienia), ale dokonuje zakupu na potrzeby działalności gospodarczej i posiada ten numer.
Wprowadzenie KSeF 2.0 to nie tylko zmiana techniczna, ale całkowita transformacja sposobu dokumentowania sprzedaży i kontaktu z administracją skarbową.
Odpowiednie przygotowanie – zarówno pod kątem systemowym, jak i organizacyjnym – będzie kluczem do bezproblemowego wdrożenia.