Sejm na posiedzeniu w dniu 14 czerwca 2024 r. przyjął ustawę o ochronie sygnalistów. Celem ustawy jest ochrona osób zgłaszających naruszenie prawa niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy lub pełnienia służby. Zgłoszenia będzie mógł dokonać pracownik, były pracownik, funkcjonariusz, żołnierz zawodowy, zleceniobiorca, stażysta czy wolontariusz.
Sejm przegłosował ustawę w kształcie zaproponowanym przez Senat, tj. z katalogu obszarów, w ramach których będzie można dokonać zgłoszenia naruszeń, zostało wykreślone prawo pracy. To oznacza, że ochronie nie będą podlegać takie kwestie, jak np. mobbing, wstrzymywanie przez pracodawcę wynagrodzeń czy zmuszanie do bezpłatnych nadgodzin.
Sygnalista to osoba, która alarmuje o naruszeniach prawa i ma do tego uzasadnioną podstawę. Ponieważ sygnalista może być narażony na działania odwetowe (pozbawienie źródła zarobkowania lub awansu, mobbing) ze strony pracodawcy po dokonaniu zgłoszenia, konieczne jest zapewnienie ochrony takiej osobie. Osoba, która doświadczy takich działań, będzie mogła wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie.
Przepisy prawa nie nakładają obowiązku dokonywania zgłoszeń. Jeżeli pracownik zauważy nieprawidłowość, może ale nie musi dokonać zgłoszenia. W przypadku gdy się na to zdecyduje, będzie chroniony przez prawo. Warunkiem jest, aby zgłaszający był przekonany, że przekazywane przez niego informacje są prawdziwe. Tożsamość sygnalisty będzie zachowana w tajemnicy.
Ustawa nakłada na pracodawcę obowiązek opracowania procedury zgłoszeń wewnętrznych, która określi zasady przyjmowania takich zgłoszeń.
W procedurze zgłoszeń wewnętrznych trzeba wskazać wewnętrzną jednostkę organizacyjną bądź osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Ponadto w procedurze tej należy określić:
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
- bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej (może to być ten sam podmiot, który został upoważniony do przyjmowania zgłoszeń),
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo (bez podpisu sygnalisty),
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie poda adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną,
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia,
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE.
W procedurze zgłoszeń wewnętrznych dodatkowo można przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących wewnętrznych procedur danej organizacji lub standardów etycznych. Procedura dodatkowo może objąć w szczególności wskazanie:
- czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji,
- że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych,
- systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.