Zabezpieczenie swojego przedsiębiorstwa to podstawa – i to właśnie jest istotą zaliczki, która stanowi część należności.
Kontrahent ma obowiązek wcześniej wpłacić ustaloną kwotę, jeżeli zostało to wspomniane w umowie. Na podstawie tej płatności wystawia się następnie fakturę zaliczkową.
Faktura końcowa natomiast realizowana jest dopiero po zakończeniu transakcji, kiedy to cała usługa została wykonana bądź nastąpiło odebranie towaru.
Definicja faktury zaliczkowej – czym jest?
Faktury zaliczkowe są ważnym elementem transakcji, ponieważ rejestrują otrzymanie części należności od kontrahenta.
Dokumenty te muszą zostać opodatkowane, ale tylko i wyłącznie w sferze podatku VAT.
Zrealizowana faktura zaliczkowa nie generuje przychodu, a otrzymana nie jest kosztem. Oznacza to zatem, że nie podlega ona ujęciu w kosztach podatkowych.
Obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą utrzymania pełnej należności wraz z wystawieniem faktury końcowej.
Faktura zaliczkowa powinna w sobie zawierać informacje, które umożliwiają identyfikację transakcji oraz jasne określenie warunków zaliczki. Wynikają one z brzmienia ustawy o VAT.
O jakich danych mowa?
- Numer faktury i data wystawienia faktury zaliczkowej.
- Dane sprzedawcy i kontrahenta, takie jak m.in. nazwa, adres, numer identyfikacyjny (NIP).
- Opis towarów lub usług, do których odnosi się zaliczka.
- Wartość pieniężna zaliczki, która została wpłacona przez kontrahenta.
- Termin płatności zaliczki.
- Informacje dotyczące salda.
- Szczegóły dotyczące rozliczenia.
- Wartość i stawkę podatku.
Faktura zaliczkowa – kiedy i jak należy ją wystawiać?
Otrzymanie części należności w postaci zaliczki rodzi powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT. Jeżeli kwota ta wpłacana jest przez podmiot gospodarczy, podatnik jest zobligowany do tego, aby faktura zaliczkowa była wystawiona w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki. Jest to potwierdzenie jej otrzymania.
Inaczej jest w przypadku, gdy zaliczkę wpłaca osoba fizyczna bez zarejestrowanej działalności gospodarczej – wtedy faktura zaliczkowa może zostać zrealizowana tylko i wyłącznie na żądanie tego podmiotu.
Wycofanie się kontrahenta – co zrobić w takiej sytuacji?
Zdarza się, że podmiot po wpłaceniu zaliczki, jednak rezygnuje, przez co nie doszło do wykonania usługi bądź sprzedaży. W takiej okoliczności konieczne jest sporządzenie faktury korygującej, która ma za zadanie wycofać z rejestru VAT wcześniej wprowadzoną należność. Jest to bardzo istotne, ponieważ gdy przedsiębiorca przyjmuje zaliczkę, zostaje to od razu ujęte w ewidencji VAT. Taki dokument należy poprawnie zaksięgować w księgach rachunkowych. Ma to miejsce w okresie uzyskania dokumentacji potwierdzającej dokonanie uzgodnień warunków wystawienia korekty z kontrahentem.
Czym jest faktura końcowa i jaki ma związek z rachunkiem zaliczkowym?
Faktura końcowa jest podstawą do zaliczenia zapłaconej zaliczki w finalne koszty uzyskanych przychodów. Oznacza to, że musi zostać zaksięgowana w KPiR w pełnej wysokości kwoty netto zamówienia. Rachunek ten winien być zrealizowany wówczas, gdy kontrahent wywiąże się z całkowitej spłaty zamówionych dóbr bądź usług.
Czy przedsiębiorca ma jednak zawsze powinność do wystawiania faktury końcowej? Otóż nie. W przypadku, gdy faktura zaliczkowa wystawiona została na pełną wartość kwoty do zapłaty za usługę lub towar, to sprzedawca nie jest zobowiązany do sporządzania faktury końcowej.
Warto wiedzieć, że jeżeli dostawa towarów czy wykonanie usługi odbywa się w tym samym okresie rozliczeniowym, podmiot wykonujący nie ma obowiązku do wystawiania odrębnej faktury zaliczkowej oraz faktury rozliczającej (końcowej). Może wystawić jeden rachunek, w którym opodatkuje całą transakcję – wraz z otrzymaną zaliczką.